Profil zaufany a elektroniczny certyfikat kwalifikowany
Sieć gwarantuje obecnie wiele możliwości, korzystając z niego możemy wykonać wiele spraw, także urzędowych i administracyjnych. Aby to osiągnąć można przede wszystkim używać 2 typy uwierzytelnienia tożsamości: profil zaufany albo elektroniczny certyfikat kwalifikowany.
Te dwie metody stworzono z myślą zastąpienia do tej pory używanego podpisu własnoręcznego. Choć nie wypierają go na stałe, dla sporej liczby właścicieli firm korzystanie z elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest bardziej komfortowe i oszczędza wykorzystaną ilość czasu. Warto wspomnieć, że załatwianie spraw np. urzędowych często wiąże się z wypełnianiem wielu wniosków. Wykorzystanie elektronicznych metod umożliwia zmniejszenie czasu, który do tego momentu trzeba było poświęcić, żeby dotrzeć do urzędu, zwykle również poczekać w kolejce, a dopiero potem załatwić formalności. Dzięki profilowi zaufanemu i certyfikatowi kwalifikowanemu, takie same rzeczy da się wypełnić bez wychodzenia z domu.
Co lepsze? Profil zaufany czy elektroniczny podpis kwalifikowany?
Na początek warto zauważyć, że elektroniczny certyfikat kwalifikowany dostarcza większych możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Wybierając pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym warto na początek pomyśleć, w jaki sposób będziemy go używać. Profil zaufany znajdzie zastosowanie tylko w sprawach urzędowych na przykład do kontaktu z ZUS, ePUAP oraz CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma jednak obszerniejsze funkcje, dzięki czemu wielu właścicieli firm go wybiera. Osobisty e-podpis jest wielofunkcyjny i uwierzytelnia każdy dokument, który można było dotąd podpisywać ręcznie. Zgodnie z tym obok spraw z urzędu przez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować również np. e-malie, umowy czy kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.
Ważną różnicą między profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest to, że profil jest w pełni darmowy, natomiast za podpis kwalifikowany trzeba zapłacić. Patrząc jednak na jego szersze zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Podpis elektroniczny będzie aktywny na okres 1 roku, 2 lat lub 3 lat, a po upływie tego czasu da się go bez problemu reaktywować. Profil zaufany także ma swój termin ważności sięgający 3 lat.
Jeśli dana osoba potrzebuje zaledwie kontaktu z urzędem i administracją, profil zaufany okaże się całkowicie wystarczający. Natomiast elektroniczny e-podpis kwalifikowany staje się standardem w biznesie. Pomimo kosztów – właściwie niewielkich, dzieląc kwotę na pełen czas ważności podpisu – jego używanie jest tak potrzebne, że co raz częściej stanowi bazę sprawnego działania . Zwłaszcza, że e-podpis kwalifikowany tworzony z wykorzystaniem współczesnych udoskonaleń technicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Zalety posiadania elektronicznego podpisu kwalifikowanego
Obok identycznego wykorzystania, które gwarantuje nam profil zaufany, elektroniczny podpis kwalifikowany umożliwia również regulowanie wielu innych formalności. Dla przykładu stosując elektroniczny podpis kwalifikowany między innymi można podpisywać i składać sprawozdania i deklaracje do KRS oraz w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zatwierdzać umowy czy uczestniczyć w aukcjach i przetargach elektronicznych. Oprócz tego możliwe jest podpisywanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To zaledwie parę przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy podpisywaniu wszystkich ważnych dokumentów i ma tę samą moc prawną co odręczny podpis.
Jak uzyskać elektroniczny certyfikat kwalifikowany?
Elektroniczne podpisy kwalifikowane rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Pośród szczególnie popularnych jest elektroniczny certyfikat kwalifikowany Eurocert. Aby mieć podpis elektroniczny trzeba nabyć w sklepie partnerskim Eurocert pakiet zawierający niezbędny sprzęt i program, przy tym wskazując, na jaki termin ważności certyfikat będzie nam niezbędny. Po otrzymaniu zestawu, trzeba zainstalować program do obsługi podpisu na wybranym sprzęcie, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie partnera sprzedaży, gdzie odpowiedzialny pracownik zweryfikuje personalia nabywcy. Tylko w takim przypadku e-podpis kwalifikowany stanie się aktywny i dobry do użycia. Dopełnienie formalności w siedzibie zabierze więcej czasu niż ok. 15 minut i należy na nie przygotować dokument potwierdzający tożsamość oraz potwierdzenie zakupu elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
W jaki sposób korzystać z elektronicznego podpisu kwalifikowanego?
Od momentu instalacji oprogramowania na komputerze oraz aktywacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Praca na kartach programu nie powinna powodować większego kłopotu. Trzeba podłączyć czytnik, włożyć kartę, po czym przez program prostą opcją „podpisz” nanieść na wygenerowany dokument elektroniczny podpis, kierując się wskazanymi możliwościami dotyczącymi formatu.
Choć elektroniczny certyfikat kwalifikowany kojarzy się z przedsiębiorcami, jest on także dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis kwalifikowany zapewni całkowite bezpieczeństwo i poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami lub innymi prywatnymi osobami.