Co sprawia, że warto posiadać podpis kwalifikowany ?
Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany
Internet gwarantuje ciągle sporo różnych możliwości, za jego pośrednictwem da się załatwić co raz więcej spraw, też w kwestiach administracyjnych i urzędowych. Aby to osiągnąć można w głównej mierze używać 2 rodzaje uwierzytelnienia tożsamości: osobisty profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany.
Te dwie alternatywy powstały z myślą zastąpienia dotychczas wykorzystywanego podpisu ręcznego. Choć nie usuwają go całkowicie, dla sporej liczby osób stosowanie elektronicznych sposobów potwierdzenia tożsamości jest wygodniejsze oraz oszczędza wykorzystaną ilość czasu. Jak wiadomo załatwianie spraw np. urzędowych zazwyczaj wiąże się z wypełnianiem wniosków. Użycie elektronicznych metod pozwala na zredukowanie czasu, jaki dotychczas każdy musiał przeznaczyć, by dotrzeć do urzędu, zazwyczaj również poczekać w kolejce, a dopiero potem doprowadzić do końca potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz certyfikatowi kwalifikowanemu, takie same formalności da się wypełnić bez wychodzenia z biura.
Co wybrać? Profil zaufany czy podpis kwalifikowany?
Na początek należy podkreślić, że certyfikat kwalifikowany daje więcej możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a podpisem elektronicznym warto najpierw stwierdzić, w jaki sposób będziemy go używać. Profil zaufany można stosować zaledwie w celu zatwierdzania dokumentów urzędowych np. do kontaktu z ePUAP, ZUS czy CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma z kolei obszerniejsze funkcje, co sprawia, że spora część właścicieli firm decyduje się właśnie na niego. Kwalifikowany elektroniczny podpis jest wielofunkcyjny i uwierzytelnia każdy dokument, który można było dotychczas podpisywać ręcznie. Zgodmie z tym oprócz spraw czysto urzędowych przez elektroniczny podpis kwalifikowany podpiszemy również m.in. umowy, e-maile oraz kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.
Ważną różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem jest to, że pierwszy z nich jest całkowicie bezpłatny, natomiast za elektroniczny podpis kwalifikowany należy zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego większe zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Podpis będzie aktywny na okres roku, 2 lub 3 lat, ale da się go bez trudu reaktywować. Profil zaufany także ma swój odnawialny termin ważności do 3 lat.
Jeżeli dana osoba wymaga tylko kontaktu z urzędem, profil zaufany będzie absolutnie wystarczający. Natomiast e-podpis kwalifikowany jest standardem w biznesie. Pomimo kosztów – właściwie niewielkich, dzieląc cenę na cały czas ważności podpisu – jego zastosowanie jest tak potrzebne, że w co raz większej ilości firm stanowi fundament efektywnego działania w firmie. Dlatego, że elektroniczny podpis kwalifikowany tworzony z wykorzystaniem współczesnych udoskonaleń technicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Zalety uzyskania elektronicznego podpisu kwalifikowanego
Oprócz tego samego zastosowania, które oferuje profil zaufany, elektroniczny podpis pozwala również regulowanie różnych innych innych formalności. Dla przykładu stosując osobisty elektroniczny podpis np. można podpisywać oraz wysyłać sprawozdania i deklaracje do KRS i w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zatwierdzać umowy oraz uczestniczyć w aukcjach i przetargach elektronicznych. Poza tym umożliwia podpisywanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy podpisywaniu wszystkich ważnych dokumentów oraz ma taką samą prawną moc co odręczny podpis.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany?
Podpisy elektroniczne rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Pośród najbardziej popularnych jest certyfikat kwalifikowany Eurocert. Żeby uzyskać podpis elektroniczny należy nabyć w sklepie partnerskim Eurocert pakiet zawierający potrzeby sprzęt oraz oprogramowanie, przy tym wskazując, jak długo okres ważności certyfikat będzie nam potrzebny. Po otrzymaniu zestawu, należy zainstalować oprogramowanie obsługujący podpis na wybranym sprzęcie, po czym udać się do siedziby partnera sprzedaży, gdzie odpowaiedni pracownik potwierdzi tożsamość nabywcy. Tylko w ten sposób e-podpis kwalifikowany będzie aktywny oraz dobry do użycia. Wypełnienie formalności w siedzibie nie zajmuje więcej niż ok. 15 minut i trzeba na nie zabrać dokument tożsamości i potwierdzenie zakupu elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Jak korzystać z podpisu elektronicznego?
Od momentu instalacji oprogramowania na komputerze i aktywacji podpisu elektronicznego, przez zatwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Sama obsługa oprogramowaniu nie powinna powodować większego kłopotu. Wystarczy włączyć czytnik, wprowadzić kartę, a następnie przez oprogramowanie widoczną funkcją „podpisz” wstawić na wybrany dokument elektroniczny podpis, kierując się dostępnymi opcjami formatu.
Choć podpis kwalifikowany używany jest często między przedsiębiorstwami, jest on także dostępny dla prywatnych osób. Taki elektroniczny certyfikat kwalifikowany zagwarantuje całkowite bezpieczeństwo oraz poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami albo prywatnymi osobami.